Памятка о защите данных из реестра пациентов

 

1. Держатель реестра и контактная информация

   Онкологическая клиника Дократес
   Сауконпааденранта 2, 00160 Хельсинки, Финляндия,
   тел. 010 7732000, факс. 010 773 2099
   Saukonpaadenranta 2, 00160 Helsinki, Finland

   По вопросам связанным с обработкой персональных данных, просим писать на адрес tietosuoja@docrates.com.

   Если Ваше обращение содержит информацию о здоровье или другую конфиденциальную личную информацию, воспользуйтесь порталом безопасной переписки Turvaposti (дополнительная информация у персонала)

   Медицинские услуги в Онкологической клинике Дократес оказывают самостоятельные специалисты (либо компания от имени которой работает специалист). Специалист передает техническое обеспечение ведения реестра Онкологической клинике Дократес.

2. Контактное лицо по регистрационным вопросам

   Вы можете связаться с сотрудником, ответственным за сохранение персональных данных по адресу docrates.tietosuojavastaava@fondia.com

3. Название реестра

   Реестр пациентов Онкологической клиники Дократес

Назначение обработки персональных данных и основание

Обработка данных ведется в соответствии с законами и положениями по лечению и обследованиям пациентов, с согласия пациента.

Целями использования реестра пациентов являются:

– План лечения пациента и его реализация (например, оперативное лечение, медикаментозное лечение, лучевая терапия, дозировка препаратов (в том числе наркотические препараты) и наблюдение.

– Составление направлений на обследования и лечение пациентов в Онкологическую клинику Дократес и в другие учреждения для лечения и обследований, а также результатов обследований (например, результаты сканирования, лабораторных исследований, гистологических анализов)

– Расчетов и оплаты по лечению и обследованию пациентов.
– Контроля деятельности специалистов, оказывающих медицинские услуги и разъяснение возможных претензий.
– Ведение статистических данных и отслеживания по деятельности Онкологической клиники Дократес

– Клинические исследования

 Содержание реестра и зарегистрированные группы

Реестр содержит следующие необходимые для пациента персональные данные:
– Фамилия и имя
– Контактная информация (почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона)
– Идентифицирующие данные (дата рождения и личный номер)
– Фамилия, имя и контактные данные законного представителя несовершеннолетнего пациента
– Фамилия, имя ближайшего родственника или другого лица, указанного пациентом
– Другая информация (например, пол пациента, родной язык)
– Информация о выданном согласии на хранение данных и запретах, если последние имеются

Медицинская информация, необходимая для лечения и обследований:
– Форма основной информации (например, основная информация о профессии, здоровье и заболеваниях)
– Подробная история болезни: информация о лечении, об обследованиях; направления и заключения связанные с лабораторными исследованиями и диагностическими исследованиями, дозировка и назначение лекарств
– Информация о согласии пациента на хранение, получение и раскрытие данных
– История пациента/клиента. Например, информация о бронировании времени, расчетах и оплате
– Отпечатки пальцев пациента, в обеспечении безопасности при прохождении лучевой терапии
– Коммуникация между пациентом и сотрудниками клиники через систему Kaiku

Источник данных

Основную информацию и адрес пациент предоставляет сам, либо законный представитель несовершеннолетнего пациента. Также может быть использована информация из общедоступных источников, как реестр населения.

Информация, касающаяся обследований и лечения пациента собирается в Онкологической клинике Дократес.

Предоставление данных и передача данных

Данные являются конфиденциальными. Сторона, обрабатывающая данные, обязуется соблюдать конфиденциальность. Разглашение данных возможно с письменного согласия пациента или в соответствии с законодательством. Пациент может в любой момент отменить свое согласие о разглашении данных или ограничить его.

Данные передаются в государственные реестры, такие как реестр онкологических больных и национальный медицинский архив (Канта). Данные передаются центру безопасности и развития фармацевтической деятельности Фимеа (Fimea) с целью планирования, статистики и контролирования, а также при информировании о подозрении на побочные воздействия, в случаях необходимости получения специальных разрешений на приобретение препаратов, требующих такого разрешения. Разглашение данных возможно при соблюдении требований законодательства о национальных реестрах в области здравоохранения.

Данные о пациентах, как правило, возможно передавать только с согласия пациента. В случаях когда согласие пациента невозможно получить, например, по причине его болезни, либо его состояния, данные можно передавать только близким пациента, если нет оснований полагать, что пациент мог запретить такую передачу данных. Если по возрасту и уровню развития несовершеннолетнего пациента ясно, что он способен самостоятельно принимать решения по лечению, у него остается право запретить передачу данных о своем здоровье и лечении опекуну и другому законному представителю.

Записи о пациентах остаются конфиденциальной информацией также после смерти пациента. В таком случае данные могут быть представлены только в том объеме, в котором необходимо для соблюдения важных интересов и прав запрашиваемого лица. Запрос на передачу данных должен быть всегда обоснованным.

Онкологическая клиника Дократес использует следующие внешние сервисы для обработки персональных данных:

-Vitec Software Oy, система по управлению данными о пациентах
-Kaiku Health Oy, система по коммуникации с пациентами

-Don&Branco Oy, управление онлайн-формой обратной связи, Интернет-магазином и онлайн-записью на прием к медсестре

– Visma Solutions Oy, храненние данных формы согласия пациента и формы предварительной информации

– Vincit Oy, электронный портал бронирования времени MyDocrates

Онкологическая клиника Дократес использует следующие информационные системы для обработки персональных данных:

PACS – системы хранения диагностических снимков

Система по планированию и контролю наружной лучевой терапии

Система планирования HDR лечения

Рабочие станции для диагностического оборудования (КТ, МРТ, ПЭТ, ОФЭКТ, УЗИ)

Управление работы с отпечатками пальцев для лучевой терапии

Аналитическое программное обеспечение по анализу псевдонимизированных данных пациента
Личные данные не передаются за пределы ЕС.

Принципы защиты данных реестра и время хранения

а) Данные зафиксированные вручную

Сохраненные в реестре данные являются конфиденциальными и хранятся в закрытых и охраняемых помещениях. Вручную зафиксированные данные переносятся в цифровом формате в  систему данных пациентов и уничтожаются в соответствии с требованиями к защите данных.

в) Данные сохраненные в электронном виде

Сохраненные в реестре данные являются конфиденциальными. Доступ  к данным реестра есть только у определенных лиц, которые входят в систему по персональному логину и паролю. При необходимости уточнения использования систему, данные о пользователе могут быть извлечены через т.н. лог-файл. Реестр защищен от брандмауэров. Устройства и сервер расположены в защищенных и охраняемых помещениях.

Онкологическая клиника Дократес обеспечивает безопасную обработку данных подрядчиками, учитывая письменное соглашение пациентов на сохранение и передачу данных.

Данные о пациентах хранятся так долго, как этого требуют законы и нормативные акты, такие как закон о пациентах, требования Министерства здравоохранения и социальной защиты.

 Права зарегистрированного

У зарегистрированного лица есть право проверить информацию о себе, вносимую в реестр и право требовать исправления данных и удаления. Подобные требования подаются пациентом лично и в письменной форме (с личной подписью, либо заверенным в установленном порядке).

Зарегистрированный имеет право в любой момент отменить свое согласие, либо ограничить его.

Зарегистрированный имеет право в соответствии с положении о конфиденциальности не соглашаться на обработку данных, просить об ограничении обработки своих данных или их перемещению,  а также подавать претензии лицу  ответственному за передачу данных пациентов.