Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Laatimispvm: 25.5.2023

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Docrates Syöpäsairaala, Saukonpaadenranta 2, 00160 Helsinki, puh. 010 773 2000, fax 010 773 2099

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä yhteydenotoissa pyydämme ensisijaisesti olemaan yhteydessä osoitteeseen tietosuoja(a)docrates.com.

Jos yhteydenottoosi liittyy terveystietoja tai muita arkaluontoisia henkilötietoja, pyydämme käyttämään Docrates Oy:n turvapostia.

2. Tietosuojavastaava

Voit halutessasi olla yhteydessä suoraan Docrates Oy:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen docrates.tietosuojavastaava@fondia.com

3. Rekisterin nimi

Docrates Syöpäsairaalan asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Asiakasrekisterin tietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on

• Asiakkaalta saatujen palvelupyyntöjen toteuttaminen ja sujuvamman asiakas- ja asiointikokemuksen varmistaminen tallentamalla tiedot CRM-järjestelmään
• Asiakaspalvelun ja siihen liittyvän viestinnän hoitaminen ja kehittäminen
• Laskutuksen järjestäminen
• Markkinoinnin lähettäminen uutiskirjeen tilaajille
• Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
• Käsittelemme henkilötietoja myös asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi, jolloin oikeusperuste on Docrateen oikeutettu etu

Asiakkaan henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan ja Docrateen välisen asiakassuhteen perustamiseen. Asiakkaan itse antamien terveystietojen osalta henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan antamaan nimenomaiseen suostumukseen.

Docrates ei suorita henkilötietojen perusteella profilointia.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia asiakkaan kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

Asiakkaan perustiedot:

• Etu- ja sukunimi, kotimaa, syntymäaika (pakolliset tiedot)
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• Yksilöintitiedot (syntymäaika tai henkilötunnus)
• Alaikäisen potilaan huoltajan tai laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
• Potilaan lähiomaisen nimi
• Muut perustiedot (kuten sukupuoli, äidinkieli)
• Käytyjen puheluiden tiedot

Asiakassuhteen ylläpitoa ja kehittämistä varten tarvittavat tiedot:

• Asiakkaan asiointitapatiedot, toivomukset ja tilaamat viestintäkanavat
• Asiakkaan suostumukset
• Asiakkaan toimittama asiakaspalaute
• Asiakkaan toimittamat oleelliset palvelujen laskutukseen liittyvät lisätiedot, kuten vakuutusyhtiötiedot, maksusitoumukset tai työnantaja/ työterveystoimittajatiedot
• Esitietolomakkeeseen sisältyvät tiedot (kuten ammattiin, terveyteen ja sairauksiin liittyvät lähtötiedot)
• Hoitohistoria/hoitopaikat

Yhteistyökumppaneistamme keräämme yhteystiedot asiakasrekisteriä varten.

6. Tietolähteet

Asiakkaan tiedot kerätään asiakkaalta itseltään, alaikäisen huoltajalta tai lailliselta edustajalta.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Docrates Syöpäsairaala käyttää seuraavia ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyyn:

• Microsoft Oy / Fellowmind Finland Oy, asiakastietojen hallinta

Docrates Syöpäsairaala käyttää seuraavia tietojärjestelmiä henkilötietojen käsittelyyn:

• Puhelinkeskus puhelutallenteiden hallintaan
• Microsoft D365-järjestelmä asiakastietojen hallintaan

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat

Sähköisesti tallennetut tiedot

Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä. Rekisteritietoihin on pääsy ainoastaan määrätyillä henkilöillä ja se vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjätiedot ovat tarvittaessa jälkikäteen selvitettävissä ns. lokitiedostosta. Rekisteri on suojattu palomuurein. Laitteet ja palvelin sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Docrates Syöpäsairaala varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Jos potilassuhdetta ei synny yhteydenotosta, asiakastietoja ei siirretä potilastietojärjestelmään, ja asiakkaan tiedot poistuvat CRM-järjestelmästä vuoden kuluessa yhteydenotosta.

Mikäli asiakas on tilannut markkinointiviestejä, hänen yhteystietonsa säilytetään niin kauan kuin markkinointilupa on voimassa.

Jos asiakas aloittaa potilassuhteen Docrateella, poistetaan tiedot kolmen vuoden kuluttua viimeisestä asioinnista.

Puhelutallenteita Docrates säilyttää 5 vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai siirtoa.

Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti (omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla).

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa tai rajata sitä.

Asiakkaalla on aina oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.