Skip to content

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Laatimispvm: 25.5.2023

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Docrates Syöpäsairaala, Saukonpaadenranta 2, 00160 Helsinki, puh. 010 773 2000, fax 010 773 2099

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä yhteydenotoissa pyydämme ensisijaisesti olemaan yhteydessä osoitteeseen tietosuoja(a)docrates.com.

Jos yhteydenottoosi liittyy terveystietoja tai muita arkaluontoisia henkilötietoja, pyydämme käyttämään Docrates Oy:n turvapostia.

2. Tietosuojavastaava

Voit halutessasi olla yhteydessä suoraan Docrates Oy:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen docrates.tietosuojavastaava@fondia.com

3. Rekisterin nimi

Docrates Syöpäsairaalan asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Asiakasrekisterin tietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on

  • Asiakkaalta saatujen palvelupyyntöjen toteuttaminen ja sujuvamman asiakas- ja asiointikokemuksen varmistaminen tallentamalla tiedot CRM-järjestelmään
  • Asiakaspalvelun ja siihen liittyvän viestinnän hoitaminen ja kehittäminen
  • Laskutuksen järjestäminen
  • Markkinoinnin lähettäminen uutiskirjeen tilaajille
  • Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely, asiakaspalvelun laadun kehittäminen

Asiakkaan henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan ja Docrateen välisen asiakassuhteen perustamiseen. Asiakkaan itse antamien terveystietojen osalta henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan antamaan nimenomaiseen suostumukseen.

Asiakastyytyväisyyteen liittyvä yhteydenpito ja asiakaspalvelun laadun kehittäminen perustuu oikeutettuun etuumme kehittää palvelujamme ja olla yhteydessä asiakkaisiimme tarjotaksemme mahdollisimman hyvää palvelua.

Docrates ei suorita henkilötietojen perusteella profilointia.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia asiakkaan kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

Asiakkaan perustiedot:

  • Etu- ja sukunimi, kotimaa, syntymäaika (pakolliset tiedot)
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
  • Yksilöintitiedot (syntymäaika tai henkilötunnus)
  • Alaikäisen potilaan huoltajan tai laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
  • Potilaan lähiomaisen nimi
  • Muut perustiedot (kuten sukupuoli, äidinkieli)
  • Käytyjen puheluiden tiedot

Asiakassuhteen ylläpitoa ja kehittämistä varten tarvittavat tiedot:

  • Asiakkaan asiointitapatiedot, toivomukset ja tilaamat viestintäkanavat
  • Asiakkaan suostumukset
  • Asiakkaan toimittama asiakaspalaute
  • Asiakkaan toimittamat oleelliset palvelujen laskutukseen liittyvät lisätiedot, kuten vakuutusyhtiötiedot, maksusitoumukset tai työnantaja/ työterveystoimittajatiedot
  • Esitietolomakkeeseen sisältyvät tiedot (kuten ammattiin, terveyteen ja sairauksiin liittyvät lähtötiedot)
  • Hoitohistoria/hoitopaikat

Yhteistyökumppaneistamme keräämme yhteystiedot asiakasrekisteriä varten.

6. Tietolähteet

Asiakkaan tiedot kerätään asiakkaalta itseltään, alaikäisen huoltajalta tai lailliselta edustajalta.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Docrates Syöpäsairaala käyttää seuraavia ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyyn:

  • Microsoft Oy / Fellowmind Finland Oy, asiakastietojen hallinta
  • Enreach Oy, puhelinkeskuksen käyttö

Docrates Syöpäsairaala käyttää seuraavia tietojärjestelmiä henkilötietojen käsittelyyn:

  • Microsoft D365-järjestelmä asiakastietojen hallintaan

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat

Sähköisesti tallennetut tiedot

Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä. Rekisteritietoihin on pääsy ainoastaan määrätyillä henkilöillä ja se vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjätiedot ovat tarvittaessa jälkikäteen selvitettävissä ns. lokitiedostosta. Rekisteri on suojattu palomuurein. Laitteet ja palvelin sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Docrates Syöpäsairaala varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Jos potilassuhdetta ei synny yhteydenotosta, asiakastietoja ei siirretä potilastietojärjestelmään, ja asiakkaan tiedot poistuvat CRM-järjestelmästä vuoden kuluessa yhteydenotosta.

Mikäli asiakas on tilannut markkinointiviestejä, hänen yhteystietonsa säilytetään niin kauan kuin markkinointilupa on voimassa.

Jos asiakas aloittaa potilassuhteen Docrateella, poistetaan tiedot kolmen vuoden kuluttua viimeisestä asioinnista.

Puhelutallenteita Docrates säilyttää 5 vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai siirtoa.

Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti (omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla).

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa tai rajata sitä.

Asiakkaalla on aina oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Lue uusimpia tiedotteita

Henkilöstön innostus ja omistautuneisuus näkyy – Docrates sai Suomen innostavimmat työpaikat -tunnustuksen jo 6. kertaa

Docrates Syöpäsairaalamme sai erinomaiset tulokset vuoden henkilöstötutkimuksessa ja yrityksemme on yksi Suomen innostavimmista työpaikoista. Henkilöstön kokonaistyytyväisyys nousi vuonna 2024 ennätyksellisen...

Lue lisää

Norjalaisten potilaiden määrä kasvoi vuonna 2023

Docrates Syöpäsairaala on hoitanut yli 15 vuotta Helsingissä suomalaisia ja kansainvälisiä potilaita. Vuonna 2023 erityisesti norjalaisten potilaiden määrä kasvoi. Docrateella...

Avoin webinaari: Suolistosyöpäpotilaan hoitopolku hoitajan näkökulmasta 12.3.2024 klo 17

Lämpimästi tervetuloa avoimelle luennolle tiistaina 12.3. klo 17-18.30, jonka teemana on suolistosyöpäpotilaan hoitopolku hoitajan näkökulmasta.

Docrateen uudet työvaatteet parantavat työviihtyvyyttä ja potilasturvallisuutta

Docrates Syöpäsairaala yhdisti voimansa Medantan, terveydenhuollon työvaatteiden edelläkävijän, kanssa luodakseen henkilöstölleen entistä toimivamman työvaatemalliston. Yhteistyön tavoitteena oli parantaa työviihtyvyyttä mukavien...

Miksi valita Docrates
Syöpäsairaala?

  • Nopeus: syöpälääkärille muutamassa päivässä ja hoitoon viiveettä
  • Korkeatasoinen hoito: uusimmat hoidot ja tutkimukset, kokeneet ammattilaiset
  • Yksilöllisyys: oma hoitotiimi, räätälöity diagnostiikka ja hoito
  • Toinen mielipide: asiantuntijan arvio nykyisestä hoitosuunnitelmasta
010 773 2000

Puhelinpalvelu

ma-to 8-18, pe 8-16