Potilasrekisterin tietosuojaseloste

Laatimispvm: 23.2.2009,  päivitetty 29.11.2023

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Docrates Syöpäsairaala, Saukonpaadenranta 2, 00160 Helsinki
puh. 010 773 2000, fax:010 773 2099

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä yhteydenotoissa pyydämme ensisijaisesti olemaan yhteydessä osoitteeseen tietosuoja(a)docrates.com. Jos yhteydenottoosi liittyy terveystietoja tai muita arkaluontoisia henkilötietoja, pyydämme käyttämään Docrates Oy:n turvapostia.

Terveyspalvelut, joita tuottaa Docrates Syöpäsairaalassa toimiva itsenäinen ammatinharjoittaja (tai yhtiö, jonka lukuun ammatinharjoittaja toimii): Rekisterinpitäjä on kyseinen potilasta hoitava ammatinharjoittaja (tai yhtiö, jonka lukuun ammatinharjoittaja toimii). Ammatinharjoittaja on luovuttanut rekisterin teknisen ylläpidon Docrates Syöpäsairaalalle.

2. Tietosuojavastaava

Voit halutessasi olla yhteydessä suoraan Docrates Oy:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen docrates.tietosuojavastaava(a)fondia.com

3. Rekisterin nimi

Docrates Syöpäsairaalan ja sen ammatinharjoittajien keskitetty potilasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Potilastietojen käsittely perustuu Docrateen lakisääteisen velvoitteeseen käsitellä henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 c) kohdan ja Artikla 9 2. b) ja h) kohdan mukaisesti, sekä potilaan hoitoa ja tutkimusta koskeviin lakeihin ja asetuksiin sekä potilaan antamaan suostumukseen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan a) kohdan ja 9. artiklan a) kohdan mukaisesti.

Potilasrekisterin tietojen käyttötarkoituksena on

• Potilaan hoitojen suunnittelu, toteutus (mm. leikkaushoidot, lääkehoidot, sädehoidot, lääkemääräykset ml. huumelääkkeet) ja seuranta
• Tutkimus- ja hoitolähetteiden laatiminen Docrates Syöpäsairaalaan ja muihin tutkimus- ja hoitoyksiköihin ja tutkimuksista saatujen tulosteiden tallentaminen (mm. kuvantamis- , laboratorio ja patologiatulokset)
• Potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus ja perintä
• Terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen
• Docrates Syöpäsairaalan toiminnan tilastointi- ja seurantatarkoituksessa
• Tieteelliset tutkimukset

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia potilaan kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

Potilaan perustiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• Yksilöintitiedot (syntymäaika tai henkilötunnus)
• Alaikäisen potilaan huoltajan tai laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
• Potilaan lähiomaisen nimi
• Muut perustiedot (kuten sukupuoli, äidinkieli)
• Tieto annetuista suostumuksista ja kielloista

Tutkimuksia ja hoitoja varten tarvittavat terveys- ja hoitotiedot:

• Esitietolomake (kuten ammattiin, terveyteen ja sairauksiin liittyvät lähtötiedot)
• Jatkuva sairaskertomus: hoitotiedot, tutkimustiedot, laboratorio- ja kuvantamistutkimuksiin liittyvät lähetteet ja palautteet, lääkemääräykset
• Tiedot potilaan suostumuksista tietojen tallentamiseen, hankkimiseen ja luovuttamiseen
• Potilas-/asiakashistoria esim. ajanvaraukseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Sormenjälkitunnisteet sädehoitoon osallistuvilta potilasturvallisuuden varmistamiseksi
• Potilaan ja hoitotiimin välinen kommunikointi Kaiku –järjestelmän kautta

6. Tietolähteet

Potilaan perustiedot osoitetietoineen kerätään potilaalta itseltään, alaikäisen huoltajalta tai lailliselta edustajalta. Tietoja voidaan päivittää julkisista rekistereistä kuten väestörekisteristä.

Potilaan hoitoa ja tutkimusta koskevat tiedot kerätään Docrates Syöpäsairaalassa suoritetuista tutkimuksista ja hoidoista muodostuneista tiedoista sekä potilaan suostumuksella muilta hoitopaikoilta ja kansallisesta terveysarkistosta (Kanta).

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirrot

Tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Tietoja voidaan luovuttaa potilaan kirjallisella suostumuksella tai laissa säädetyn mukaisesti. Potilas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksensa tietojen luovuttamiseen tai rajata sitä.

Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin, kuten syöpärekisteriin ja kansalliseen terveysarkistoon (Kanta). Tietoja luovutetaan Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle tutkimus-, suunnittelu ja tilastointi- ja valvontatarkoituksia varten sekä haittavaikutusepäilyilmoituksessa ja erityislupahakemuksessa erityisluvallisen lääkkeen hankkimiseksi. Luovutukset tehdään terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekisteristä annetun lain mukaisesti.

Potilasta koskevia tietoja voidaan luovuttaa pääsääntöisesti vain potilaan suostumuksella. Jos potilaan suostumusta ei ole mahdollista saada esim. hänen sairautensa ja tilansa vuoksi, potilastietoja voidaan antaa vain lähiomaisille, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä. Potilaan tietoja voidaan luovuttaa myös potilaan huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Potilasasiakirjojen tiedot ovat salassa pidettäviä myös potilaan kuoleman jälkeen. Tällöin tietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin kuin ne ovat välttämättömiä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten. Luovutuspyyntö on aina perusteltava.

Docrates Syöpäsairaala käyttää seuraavia ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyyn:

• Vitec Software Oy, potilastietojärjestelmän hallinta
• Kaiku Health Oy, kommunikointitietojen hallinta
• Don&Branco Oy, verkkoyhteydenottolomakkeen, verkkokaupan ja Tukholman verkkoajanvarauksen hallinta
• Adobe Ltd, potilassuostumuslomakkeen ja esitietolomakkeen hallinta
• Vincit Oy, MyDocrates potilaan ajanvarauspalvelu
• Visma Solutions Oy, potilassuostumuslomakkeen ja esitietolomakkeen hallinta
• Greenstep Oy: myyntilaskujen hallinta

Docrates Syöpäsairaala käyttää seuraavia tietojärjestelmiä henkilötietojen käsittelyyn:

• PACS –järjestelmä diagnostisten kuvien tallennukseen
• Sädehoidon suunnittelu- ja seurantajärjestelmä ulkoisen sädehoidon hallintaan
• HDR hoidon suunnittelujärjestelmä
• Lääkehoidon suunnittelujärjestelmä
• Kuvantamislaitteiden työasemat (TT, MRI, PET, SPET, Ultraääni, Mammografia)
• Sädehoidon sormijälkitunnisteiden hallinta
• Analyysiohjelmisto pseudonymisoidun potilastiedon analysointiin.
• Puhelinkeskus puhelutallenteiden hallintaan

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat

A. Manuaalinen aineisto

Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä säilytetään lukitussa ja valvotuissa tiloissa. Manuaaliset tiedot digitoidaan potilastietojärjestelmään ja hävitetään tietosuojavaatimusten mukaisesti.

B. Sähköisesti tallennetut tiedot

Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä. Rekisteritietoihin on pääsy ainoastaan määrätyillä henkilöillä ja se vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjätiedot ovat tarvittaessa jälkikäteen selvitettävissä ns. lokitiedostosta. Rekisteri on suojattu palomuurein. Laitteet ja palvelin sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Docrates Syöpäsairaala varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.

Docrates säilyttää potilastietoja potilasasiakirja-asetuksessa (298/2009) määriteltyjen aikojen mukaisesti.

Puhelutallenteita Docrates säilyttää 5 vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti (omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla).

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa tai rajata sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai siirtoa sekä tehdä valitus potilastietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.