Rekrytoinnin tietosuojaseloste

29.11.2023

1 Rekisterinpitäjä

Docrates Oy (2050681-8), Saukonpaadenranta 2, 00160 Helsinki

puh. +358 (0) 10 773 2050, fax: 010 773 2099

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Voit halutessasi olla yhteydessä suoraan Docrates Oy:n tietosuojavastaavaan osoitteeseen docrates.tietosuojavastaava(a)fondia.com.

3 Rekisterin nimi

Rekrytointirekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Docrates Oy:n henkilöstön rekrytointi. Tietojen käsittely perustuu Docrates Oy:n oikeutettuun etuun, kuten työnhakijan hakemukseen ja rekrytointiprosessiin sekä henkilö- ja soveltuvuustestauksen osalta työnhakijan suostumukseen.

Oikeutettu etumme perustuu tarpeeseen käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin.

5 Henkilötietojen säilytysajat

Työnhakijoiden henkilötietoja avoimien hakemusten osalta säilytetään kahden vuoden hakemuksen jättämisestä lukien ja tiettyä tehtävää varten tehtyjen hakemuksiin liittyviä henkilötietoja kaksi vuotta rekrytoinnin päättymisestä.

6 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä

Rekisteri sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:

• nimi, syntymäaika, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
• työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot, osaaminen, luottamustoimet
• haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot
• mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ja säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, eikä siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle.

Rekrytoinnissa ja henkilöarvioinnista Docrates Oy käyttää tarvittaessa ulkopuolista palveluntarjoajaa, joka käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. toimeksiannon toteuttamiseksi.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lain mukainen oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilö- ja soveltuvuustestauksen osalta.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sikäli kuin käsittelymme perustuu oikeutettuun etuun sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.